Alinhamento de Expectativas na Fase Pré-Contratual: Conversas Difíceis, Informação e Facilitação do Entendimento Mútuo.

No estágio pré-contratual, ao definir os termos de um contrato, é fundamental alinhar expectativas e garantir que ambas as partes compreendem claramente os compromissos e desafios envolvidos.

Esse alinhamento vai além de “querer acertar”: ele assegura que o projeto seja conduzido com transparência e entendimento mútuo, elementos-chave para o sucesso de qualquer contrato.

É nesse momento que devem ser discutidas todas as limitações, compromissos e escopos de cada parte para que contratante e contratado avancem juntos e bem informados.

Encantar o cliente é importante para a venda, mas é igualmente crucial comunicar com clareza os desafios e detalhes do processo.

As relações contratuais muitas vezes sofrem com interpretações divergentes, especialmente em conceitos específicos como “empreitada” ou “fiscalização de obra”, que podem ser compreendidos de forma diferente por cada parte envolvida.

Isso é o que a legislação busca mitigar através do dever de informação, que responsabiliza a parte mais experiente a esclarecer detalhadamente sobre todos os contornos do negócio, o chamado dever de informação.

Além das divergências conceituais, há um problema crescente de falta de entendimento claro sobre o próprio modelo de negócio por muitos profissionais.

Recentemente, ao auxiliar uma arquiteta na reestruturação de seus contratos, fiz algumas perguntas sobre o fluxo de trabalho dela, documentos entregues, etapas do processo e os pontos de aprovação do cliente.

As respostas revelaram insegurança e falta de um processo estruturado, o que torna difícil qualquer contrato evitar conflitos com clientes.

Para melhorar essa situação, recomendo que arquitetos e engenheiros revisem a estrutura dos seus processos antes de formalizar contratos. Alguns pontos essenciais para um bom alinhamento são:

1. Etapas do Processo: mapear todas as fases do projeto e os pontos de aprovação.

2. Entregáveis: definir claramente os documentos e produtos finais de cada etapa.

3. Comunicação e Aprovação: planejar como o cliente irá acompanhar e aprovar cada fase.

4. Vocabulário Comum: adotar definições claras para termos técnicos, evitando interpretações equivocadas.

   
   

Esses elementos não apenas facilitam o alinhamento com o cliente, mas também fortalecem a estrutura interna do negócio, conferindo consistência e clareza a cada contrato.

Como exemplo prático, compartilho o uso de um cronograma visual que detalha todas as etapas de um projeto arquitetônico, do briefing à apresentação final, com pontos de aprovação e revisão.

Essa estrutura dá confiança às partes e reduz significativamente os conflitos ao longo do processo e faz parte dos entregáveis de minha consultoria de reestruturação contratual.

Recomendo fortemente que arquitetos, engenheiros, empreiteiros e construtores utilizem-se desse tipo de recurso, facilitando a compreensão de seus clientes acerca do fluxo contratual.